International NGO Safety Organisation

The International NGO Safety Organisation (INSO) is an international NGO based in The Hague that supports the safety of aid workers by establishing safety coordination platforms in insecure contexts.
Website:

Information Manager- French fluency required

Closing date: 

(IN FRENCH BELOW)

Organization Background:

Founded in 2011, the International NGO Safety Organisation (INSO) is a Dutch charity that supports the safety of aid workers by establishing safety coordination platforms in insecure contexts. INSO provides registered NGOs with a range of free services including real-time incident tracking, analytical reports, safety-related data and mapping, crisis management support, staff orientations, and training.

INSO services help NGOs with their day-to-day risk management responsibilities and improve their overall situational awareness to support evidence-based humanitarian access decisions.

The Organisation has grown from an innovative start-up to become a globally recognised charity and a valuable component of the humanitarian safety coordination system.

Today the Organisation provides daily support to more than 1000 NGOs in 14 of the world’s most insecure countries and has earned a strong reputation for performance, principles & professionalism.

INSO DRC

INSO DRC provides services in the Eastern DRC to over 145 humanitarian organizations with the aim to enhance the delivery of aid and preserve the safety of staff. INSO operates from four regional offices in Goma (North Kivu), Bukavu (South Kivu), Bunia (Ituri), and Kalemie (Tanganyika).

We are seeking an experienced individual to join our team as INSO Information Manager (IM) to be based in Goma with frequent travels to our field offices in Bukavu, Bunia, and Kalemie and other travels as required.

Job Summary

The primary aim of the position is to develop high-quality data visualization products including maps and graphs, effectively manage INSO’s database as well as the registration process of INSO’s partners.

The successful candidate will have a strong background in GIS and Information Management, be inquisitive and detail-oriented, and have significant experience building and leading high performing teams.

Major Responsibilities

GIS activities

  • Identify map information needs and sources in collaboration with the Program teams.
  • Collect geographical data for analysis and presentation.
  • Produce high-quality maps, graphs, and other products to support INSO’s analysis and facilitate NGOs’ understanding of the conflict.
  • Provide GIS-relevant inputs on field missions intended to gather data for INSO outputs, including maps.
  • Incident Database Management
  •  Ensure that information contained in INSO DRC’s Incident Database is correctly categorized, promptly updated, and of easy access to its users.
  • Monitor the accuracy and quality of data collected by Field Offices.

Registration

  • Monitor the registration and update of INSO-registered partners through INSO’s Partners Portal.

Management

  •  Supervise and support the Information Officer and GIS/IT Officer (national positions).

Technical Support

  •  Closely work with Programs department in order to understand and respond to their needs.
  • Train all relevant staff with data-entry responsibilities (Information Officer, Safety Advisors, Assistant Safety Advisors) on Database Management.
  • Manage and regularly update Sharepoint folders with relevant materials.
  • Elaborate materials for advertising INSO services under the guidance of the correspondent departments.
  • Assist in implementation of IT and Information policies.

Mandatory Requirements

  •  Master’s degree or equivalent in GIS, Geography, Information Systems or relevant field.
  •  Fluency in French required (written and spoken). Good knowledge of English.
  • 3-5 years of experience in GIS and data visualization in a similar humanitarian organization and context.
  •  Extensive experience with ArcGIS for data management and manipulation, strong ArcGIS technical skills including creating topologically correct shapefiles and geodatabases.
  •  Knowledge and understanding of theories, concepts, and approaches relevant to GIS and the management of information in crises contexts.
  • Strong cartographic skills, including the development of templates and adherence to cartographic standards, are highly desirable.
  •  Extensive experience with Excel.
  •  Familiarity with QGIS and online-geoservices (such as Carto.com) highly is desirable.
  •  Knowledge of Adobe Illustrator.

Preferred Requirements

  • Fluency in French required and working knowledge of English desirable (Written and Spoken)
  •  Experience in security and/or political mapping.
  •  Knowledge of analytical software (Tableau, SPSS, PowerBI).
  •  Prior knowledge of the DRC context is an asset, working experience in this region a plus.
  • Working experience with humanitarian organizations, particularly with NGOs.
  • Staff management experience.

Key Personal Competences

  • Ability to identify issues, analyze, and participate in the resolution of issues/problems.
  •  Excellent communication, organizational and managerial skills.
  •  Demonstrated understanding of humanitarian principles and practices.
  • Ability to work effectively and efficiently unsupervised.
  • Strong work ethic and capacity to take responsibility for his/her own actions.
  • Meeting of tight deadlines, with the availability to work during weekends if necessary.
  • The holder must safeguard the access of information by unauthorized parties.

Terms & Conditions

12-month contract with an expected start date of 01 November 2020, €4,550 per month salary, 4 calendar days annual leave per month and 7 days of R&R every 3 months with a €1,000 allowance per each R&R cycle, in-country housing provided, global medical coverage (excluding USA) and AD&D coverage.

INSO’s Safeguarding Policy:

  • INSO is fully committed to safe recruitment, selection, and vetting of all potential new staff, trustees, and volunteers and we will ensure rigorous compliance with our Code of Conduct and Safeguarding policy throughout the recruitment process. As such, the following safe recruitment practices will be applied:
  • All offers of employment will be conditional on receiving at least two satisfactory professional references.
  • INSO will ask candidates about significant gaps in employment history or frequent changes of employer and address.
  • All essential qualifications and relevant professional accreditations and memberships will be verified.
  • The successful candidate will be required to provide a valid proof of identity (passport, ID card).
  • All new hires will receive an orientation in INSO’s safeguarding policy and procedures and associated documents (Code of Conduct, Whistleblowing, etc.).
  •  All new hires will be required to sign and abide by the Code of Conduct as a condition of employment.

Contexte de l’organisation :

Fondée en 2011, l’International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation caritative britannique qui préserve la sécurité des travailleurs humanitaires en établissant des plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes dangereux. L’INSO fournit aux ONG enregistrées une gamme de services gratuits comprenant un suivi des incidents en temps réel, des rapports analytiques, des données et des cartes relatives à la sécurité, un soutien à la gestion des crises, des activités d’orientation et de formation du personnel.

Les services de l’INSO aident les ONG à s’acquitter de leurs responsabilités de gestion quotidienne des risques et améliorent leur connaissance générale de la situation afin de soutenir la prise de décisions sur l’accès à l’aide humanitaire fondée sur des preuves.

L’organisation, une start-up innovante à ses débuts, est devenue une organisation caritative reconnue au niveau mondial et un élément précieux du système de coordination de la sécurité humanitaire.

Aujourd’hui, l’organisation fournit un appui quotidien à plus de 1000 ONG dans 14 des pays les plus dangereux au monde et a acquis une solide réputation de performance, de respect de ses principes et de professionnalisme.

INSO DRC

INSO RDC fournit des services à l’est du Congo à plus de 145 organisations humanitaires dans le but d'améliorer la livraison de l'aide humanitaire et de préserver la sécurité du personnel humanitaire. INSO opère à partir de 4 bureaux régionaux à Goma, Bukavu, Kalemie et Bunia.

Nous recherchons une personne expérimentée pour rejoindre notre équipe en tant qu’Information Manager (IM) – RDC basé à Goma avec de nombreux déplacements et séjours dans les bureaux terrain.

Résumé des fonctions

L'objectif principal du poste est de développer des produits de visualisation de données de haute qualité, y compris des cartes et des graphiques, et de gérer efficacement la base de données ainsi que le processus d’enregistrement des partenaires auprès de INSO.

Le/la candidat(e) retenu(e) aura de solides antécédents dans le domaine des SIG et de la gestion de l'information, il/elle sera curieux(-se) et soucieux(-se) des détails et possédera une vaste expérience dans la création et la direction d’équipes hautement performantes.

Principales responsabilités

Activités relatives aux SIG

  •  Identifier les besoins et les sources d’information cartographique en collaboration avec les équipes des programmes.
  • Recueillir des données géographiques pour analyse et présentation.
  • Produire des cartes, graphiques et autres produits de haute qualité pour étayer les analyses produites par les équipes INSO et faciliter la compréhension du conflit par les ONG.
  •  Fournir des contributions pertinentes pour les missions de terrain destinées à recueillir des données pour les produits de INSO, y compris les cartes.

Gestion de la base de données des incidents

  • Veiller à ce que les informations contenues dans la base de données des incidents récoltés par INSO en RDC soient correctement classées, mises à jour rapidement et faciles d’accès pour ses utilisateurs.
  • Surveiller l’exactitude et la qualité des données recueillies par les bureaux extérieurs.

Enregistrement

  •  Superviser l’enregistrement et la mise à jour des partenaires enregistrés auprès de INSO via le Portail des partenaires de l’organisation.

Gestion

  • Superviser et soutenir le chargé de l’information et le chargé du SIG/des TI (postes nationaux).

Support technique

  •  Travailler en étroite collaboration avec le département des programmes afin de comprendre leurs besoins et d’y répondre.
  •  Former le personnel ayant des responsabilités de saisie de données (Information Officer, Safety Advisor, Assistant Safety Advisor) sur la gestion de la base de données.
  • Gérer et mettre à jour régulièrement les dossiers Sharepoint.
  •  Élaborer du matériel pour la publicité des services d’INSO sous la direction des départements correspondants.
  • Aider à la mise en œuvre des politiques relatives aux TI et à l’information.

Caractéristiques obligatoires

  •  Diplôme de maîtrise ou équivalent en SIG, géographie, systèmes d’information ou dans un domaine pertinent.
  • Maîtrise du français obligatoire (écrit et parlé). Bonne connaissance de l’anglais.
  •  3-5 ans d’expérience dans les SIG et la visualisation de données dans une organisation humanitaire et un contexte similaire.
  •  Vaste expérience avec ArcGIS pour la gestion et la manipulation de données, solides compétences techniques ArcGIS, y compris la création de fichiers de formes et de géodatabases topologiquement corrects.
  • Connaissance et compréhension des théories, concepts et approches relatifs aux SIG et à la gestion de l’information dans les contextes de crise.
  • De solides compétences en matière de cartographie, notamment dans l’élaboration de modèles et le respect des normes cartographiques, sont fortement souhaitables.
  •  Vaste expérience avec Excel.
  •  Une familiarisation avec QGIS et des géoservices en ligne (tels que Carto.com) est fortement souhaitable.
  • Connaissance d’Adobe Illustrator.

Caractéristiques privilégiées

  • Maîtrise du français obligatoire et de l’anglais souhaitable (écrit et parlé).
  • Expérience en sécurité et/ou cartographie politique.
  •  Connaissance des logiciels analytiques (Tableau, SPSS, PowerBI).
  • Une connaissance préalable du contexte de la RDC est un atout, de même qu’une expérience de travail dans cette région.
  • Expérience de travail avec des organisations humanitaires, notamment des ONG.
  •  Expérience de gestion du personnel.

Compétences personnelles clés

  • Capacité d’identifier des enjeux, d’analyser et de participer à la résolution de problèmes.
  •  Excellentes compétences organisationnelles, managériales et communication.
  • Compréhension avérée des principes et des pratiques humanitaires.
  • Capacité à travailler efficacement sans surveillance.
  • Solide éthique de travail et capacité à assumer la responsabilité de ses propres actions.
  • Capacité à respecter des délais serrés, avec disponibilité pour travailler le week-end si nécessaire.
  •  Le/la titulaire doit protéger l’accès aux informations par des tiers non autorisés.

Conditions générales

Contrat de 12 mois avec possibilité de renouvellement. Salaire de 4,550 € par mois, 4 jours calendaire de congés annuels par mois et 7 jours de R&R tous les 3 mois avec une indemnité de 1,000 € par cycle de R&R, logement fourni dans le pays d’affectation, couverture médicale mondiale et couverture AD&D.

Politique de protection et de recrutement d’INSO :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.
À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées :

Toute offre d'emploi sera conditionnée à la réception d'au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l'emploi ou des changements fréquents d'emploi et d’adresse ;
Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
Le candidat retenu devra fournir une preuve d'identité valide (passeport, carte d'identité) ;
Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d'emploi.

How to Apply

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s d’envoyer les éléments suivants à jobs@drc.ngosafety.org et de mentionner “INFORMATION MANAGER” dans la ligne d’objet de l’e-mail. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

  • Lettre de motivation spécifiant comment vous répondez aux exigences obligatoires, vos motivations pour postuler et ce que vous espérez apporter à l’INSO (1 page maximum).
  •  CV actualisé (2 pages maximum).
  • 3 ou 4 exemples de cartes pertinentes créées par le/la candidat(e) dans le passé.

Merci de ne pas envoyer d'informations supplémentaires (telles que des copies de certificats, des copies de diplômes, d’autres échantillons de rédaction etc.) et de maintenir la taille totale de votre candidature sous 2 Mo si possible.

Interested applicants are requested to send the following to jobs@drc.ngosafety.org and reference “INFORMATION MANAGER” in the subject line of the email. Only shortlisted candidates will be contacted.

  • Cover Letter specifying how you meet the mandatory requirements, any preferred characteristics, your motivation for applying, and what you hope to bring to INSO (1-page maximum).
  • Updated CV (2 pages maximum).
  • 3 to 4 position relevant map examples created by the applying candidate in the past.

Please do not send any additional information (such as copies of certificates, copies of diplomas, other writing samples, etc.) and keep the total size of your application under 2MB if possible.